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FLISOL2007/Colombia/Bogota/HowToFlisolBogota

En 2007 leve una página privada para Bogotá donde coloque cosas importantes para reutilizarlas el proximo año, estoy publicando la mayoría de lo existente pues los datos personales de conferencistas y otros no los puedo hacer públicos.

Espero con estos datos (pueden parecer desorganizados y con cosas que finalemnte nuca sucedieron) más lo que se haga este año resulte en el HowToFlisolBogota con el animo que al proximo coordinador no le toque inicar de 0 y logre hacer crecer el evento aún más sobre lo que ya se construyó.

Cosas urgentes

  • Organizar inaguración en cinedomo
  • Conseguir refrigerios para instaladores
  • Conseguir monitores
  • Terminar de definir requerimientos
  • Concretar lista de quienes ponen portatiles, routers, ...
  • Imprimir Volantes Promocionales (los estamos diseñando)
  • Hacer lista de usuarios que deben estar en el acl de la pag Privado
  • Confirmar sala para taller squeak
  • Cuadrar fecha capacitación taller niños a gente de maloka.

Contactos Importantes

  • /!\ No se publican por respetar la privacidad pero están en FLISOL2007/Colombia/Bogota/Privado y los pueden leer los miembros de BogotaGroup

Requerimientos maloka

Técnicos

  • Colocation????
  • Enlaces de red entre las 3 salas
  • Datos del ancho de banda, direccionamiento, proxy, dns, gateway ... de c/sala
  • Acceso a Internet como mínimo con estos puertos abiertos:http (80), https (443), irc (6667), streaming (8000), ftp (20) y ssh (22)
  • Permiso para implementar red inalambrica
    • qué direccionamiento deberiamos asignar?
    • qué canales usan ustedes para no interferir
  • Permiso para brindar acceso gratis a Internet al público a travez de red inalambrica
  • Sala de instalación:
    • 18 puntos para instalación (tomacorriente doble + red + calble red)
    • 3 multitomas x4 tomas mínimo (conectar routers, parlantes, cargadores ...)
    • 1 punto para registro.
    • Extención punto registro (ext, corriente con polo + cable red largo) para plan B
  • Sala Exhibición
    • 8 puntos (acordar lugares)
    • 2 multitomas
    • Iluminación (esta muy oscuro ahora)
    • Videobeam con pantalla
    • posible avi por circuito de maloka? - esto es con zorro?
  • Sala Conferencias
    • Videobeam con pantalla
    • Punto doble

Fisicos y Logisticos

  • Movilidad personas con escarapela dentro de maloka
  • Entrada Libre en salas expo y conf
  • Vigilante deberia informar a personas que registren portatil sobre evento.
  • Informar bien a personal maloka sobre los espacios que usamos y para qué

Sala Instalacion

  • 44 sillas para instaladores, instalados ... (si cosa metalica es silla => -2

  • Cintas separadoras como las del banco
  • Tablero vertical con rueditas
  • Stickers enumerados para pegar a pc que llegen a porteria
  • Una mesa de dos puestos (registro)

Sala Exposicion

idea: videobeam con salida de video + portatil con bt + manos libres bt + dvd que graba: Conferecista con manos libres -> portail portatil audio out -> dvd/vhs videobem video out -> dvd/vhs :) listo hay tan las memorias

Que el vigilante le informe a los que registran portatil que hay un evento que les puede interesar.

Entrada libre conferencias

Notas

Recomendaciones

AMD:: En la respuesta al correo enviado a AMD aparte de decirme que estaba muy encima y que no me recomendaron:

má información precisa del tipo de público al que está orientado, sectores que se ven beneficiados, cantidad de asistentes que se esperan, etcétera.

Camisetas:: Hay que especificarle al patrocinador el lugar del logo del flisol, el tamaño del logo, color de la camiseta...

Correo que envié a responzables stands:

Antes que nada gracias por tu colaboración.
Te cuento que un stand es una mesa, dos sillas y una toma doble (espero que maloka suministre eso)

Con el fin de tener la pagina al día y recolectar info que ha pedido maloka en:
http://installfest.info/FLISOL2007/Colombia/Bogota/Stands
debes dejar tu stand con este formato:
'''Objetivos''' : Escriba los objetivos del stand
'''Qué hay?''' : Escriba que hay en el stand (ej:burnstation, routers ...)
'''Interacción''' : Escriba como interactuan los visitantes con el stand.
'''Enlaces relacionados''' : (si no => eliminar)
 * [http://enlace.algo enlace1]
'''Responzable''' : Nombre Responzable

Maloka enviará una invitación formal y para eso necesito me respondas este correo con estos datos para confirmarlos y/o completarlos:
Nombre Stand
Nombres
Apellidos
Cedula

Y ademas estos para poder contactarte seguro:
Celular
Tel
correo

Por último, si hay un coequipero con el que vas a manejar el stand pasame los datos del mismo para hacerle escarapela e invitación.

Correo que envié a conferencistas

Cordial saludo y gracias por su participación

En [1] está publicado el programa de conferencias para el FLISOL Bogotá 2007,  Los nombres de algunas charlas se redujeron por ser muy largos y los nombres de conferencistas y notas las saque de la información disponible en el momento de la elaboración, si alguno de ustedes presenta algún descontento con la información presentada por favor hagamelo saber lo más pronto posible. Si desean que las notas enlacen con sus empresas o sus nombres con sus páginas personales por favor envienme las direcciones adjuntas a la información que les solicitaré luego.

Las conferencias tienen una duración de 1 hora + 15 min de preguntas y respuestas, el público objetivo en todas excepto la de maemo son personas del común. Esto es así por que el FLISOL es un evento para difundir.

Para el adecuado desarrollo del evento los conferencistas deben:
  * Responder este correo con los datos personales que en el mismo les solicite la coordinación del evento, estos se usaran para poder contactar al conferencista y para la posible elaboración de certificados .
  * Responder este correo con el abstract de la conferencia, este se publicará en el sitio web del evento para referencia de los visitantes del mismo.
  * Presentarse con 20 minutos de anticipación en la sala de conferencias para concretar los detalles previos como configuración de videobeam ...
  * Al finalizar la conferencia entregar en formato de archivo estandar o libre las diapositivas y material utilizado en la misma , este material debe estar licenciado de tal forma que como mínimo permita su redistribución, para este fin yo recomiendo las licencias Creative Commons [2], si está confundido revise [3], esto se hace con el fin de luego publicar en Internet, muy posiblemente usando [4]
  * Tener en cuenta que por la filosofía del evento está prohibido el uso de sistemas operativos privativos como MS Win y MAC para realizar las conferencias, recuerde que tenemos un computdor a su disposición.


Datos personales solicitados:
Nombres:
Apellidos:
Cedula:
Teléfono Móvil:
Teléfono Fijo:
Correo Electónico

Otros datos solicitados:
  * Usará su computador portatil el día de la conferencia para impartila? (Recuerde que debe tener un S.O. Libre. Linux y BSD son los más  populares)
  * Que aplicaciones deberíamos tener instaladas en el computador con sistema operativo GNU/Linux que tenemos a su disposición para el adecuado desarrollo de la conferencia? (Tenga en cuenta en que formato estan sus diapositivas y que archivos adicionales usa)

Gracias por su tiempo y bienvenidos al Festival !!!

[1] http://installfest.info/FLISOL2007/Colombia/Bogota/Conferencias
[2] http://creativecommons.org/license/
[3] http://creativecommons.org/about/licenses/comics1
[4] http://wiki.creativecommons.org/CcPublisher
-- 
ATT: Fredy P.
Coordinador FLISOL Bogotá 2007

Nota: En este correo falto pedir reseña sobre el conferencista.

Para luego del evento

  • Publicar conferencias: Subir archivos a pag conferencias y colocar enlace para descarga en la tabla, depronto revisar: http://wiki.creativecommons.org/CcPublisher

  • Crear pagina /Memorias con fotos, enlace a conferencias, notas ...
  • Sacar estadistica de cuantas personas participaron en la organización (Xx instaldore ...)
  • Crear procedimientos en el wiki: Esto por el hilo largo que se hizo en la lista de coordinación latinoamerica
  • Enviar correos de agradecimiento a colaboradores, organizadores, instaladores, patrocinadores...
  • Si es posible: entrega de certificados
  • Hablar con multinacionales, flisol necesita hosting, colocation y servidor de 1ª clase.

Borrador correo interesados en patrocinio

El FLISOL (Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre)
[1] este año en Bogotá se desarrollará en las instalaciones de MALOKA
[2] el día Sábado 28 de Abril.
Esta es un excelente oportunidad para promocionar su marca y ofrecer
los productos y servicios del portafolio de su empresa, razón por la
cual los invitamos a participar como patrocinadores de este evento.

Estoy interesado en realizar una reunion con ustedes, por favor para
más información pueden escribirme a digitalfredy@gmail.com

Post FLISoL

Luego es bueno dejar claras algunas cosas que no se llamaron como debían o que no están documentadas

Roles:

Expositor: Organiza Stand y Atiende público en el mismo Conferencista: El que hace la conferencia Instalador: El que instala Logística: Puntos de registro, asignación de turnos ...

No debe pasar de nuevo

  • Pedir datos con cédula para tener la lista para certificados con anterioridad
  • Los patrocinadores deben poner regalo para rifa (mp3 es bien) y personal que llene la base de datos, este año la base de datos fue muy pobre y le quedamos mal a los patrocinadores.
  • Contactar a tiempo a los patrocinadores
  • Camisetas con FLISOL grande en pecho o espalda, logos patrocinadores puequeños en mangas
  • Evitar refrigerios pequeños, un sandwich esta bien y hay que encargar a alguien de logistica para repartir, ojo con almacenaje de alimentos.
  • Que los vigilantes no sepan dar razón de donde es el evento y pongan a andar por toda maloka a la gente con los computadores, a los conferecistas ...

Pasando la info me doy cuenta que lo único que no publiqué fueron los contactos pero en su momento fue mejor tener esta información privada y usar esta página para anotar las cosas pendientes y lo que se iba a pedir ...

Recomendaciones de un tercero

  • No centrarse tanto en la maquina y más en la persona
    • Propuesta colocar en el formulario de preregistro un perfil, algo como que le interesa, para que usa regularmente el computador (cual es su relación persona-maquina.
  • En post flisol manejar algo adicional a la lista, preferiblemente un encuentro físico pues para un usuario nuevo puede ser muy frustrante la lista de correo por falta de educación digital.
    • El acompañamiento humano es fundamental (tal vez hacklabs), además procurar vincular a los nuevos usuarios a las comunidades existentes de las aplicaciones de su interés.

Recomendaciones de Agustina

  • Registro de:
    • Numero asistentes
    • Actividades detalladas
    • Información de retorno (que gusto, que no, que mejoraría)
    • Fallos en la organización
    • Base de datos de organizadores de c/ciudad (insaladores, coordinadores, conferencistas ...)
    • Reporte de medios participantes (periodicos, archivos audio y video de prensa)
    • Contactos de prensa
    • Record de patrocinadores y colaboradores como lugs y entidades educativas
    • lista de invitados y revisar quienes fueron y quienes no