No hay que perder de vista las recomendaciones, sugerencias y experiencias de los años pasados, estas están recogidas en varias páginas de la wiki:
Algunas notas sobre la organización, las áreas y demás
Equipo de Organización
EL FLISoL en Bogotá se ha vuelto un evento muy grande que en las últimas ediciones ha contado con un equipo de organización coordinado, con roles establecidos y responsabilidades específicas. En el último FLISoL (2010) se hizo luego de algunas de las reuniones una descripción posible de las áreas y responsabilidades:
- Instalación: el área de instalación es el alma del FLISoL, además de instaladores se necesita un coordinador de área que sea capaz de organizar a los instaladores, que pueda resolver los problemas que se presenten con la infraestructura, que organice los tiempos de trabajo, que sepa manejar a las personas, etc. Que haya participado en anteriores ediciones del FLISoL para que tenga conocimiento de como funciona el evento y lo que exige. Organizar previo al evento jornadas de trabajo con los instaladores, de información, planificación, capacitación, incluso desarrollo de herramientas, instalar el servidor, flysis, todo esto con un buen tiempo de anterioridad. Además debe realizar reportes de instalación y generales (máquinas que entran, salen, etc).
Talleres: la coordinación del área de talleres, para este año se propuso tres tipos de actividades, la primera los talleres informáticos, para lo cual se necesita realizar la convocatoria para talleristas, mirar las necesidades de infraestructura, conseguir y muchas veces adecuar los espacios para los talleres, organizar el horario de talleres, realizar la preinscripción de asistentes, llevar control el día de la asistencia, manejar a las personas (talleristas y asistentes), entregar reporte final de asistencia, entregar certificado a los talleristas si se requiere, etc. La segunda organizar el área de los talleres infantiles donde los niños tengan un acercamiento al software libre, sus valores y su filosofía a través de actividades didácticas dirigidas. Aquí de nuevo es importante poder manejar al público, conseguir y adecuar los espacios, buscar personas idóneas para trabajar con niños, organizar los horarios de las actividades y llevar controles de asistencia a los mismos. La ultima actividad es para personas mayores teniendo como guia el proyecto de alfabetización digital intergeneracional "Abuelos y nietos", que es una iniciativa de la Unión Europea (para más información pueden mirar http://www.ur1.ca/j0ni). Generar en votación abierta la selección de los talleres. Entregar reportes finales, entregar certificados a los talleristas que lo requieran, etc.
- Conferencias: La coordinación de conferencias se encarga de generar la convocatoria para conferencistas, hacer la selección de los mismos que para este año se busca mejorar los contenidos de las charlas y para esto en la convocatoria pedir aparte del contenido de la charla, datos del conferencista (hoja de vida) e incluso realizar una entrevista si es necesario, generar en votación abierta la selección de las conferencias, organizar el horario, presentar a cada uno de los conferencistas y atenderlos antes y durante el evento, recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los conferencistas que lo requieran.
- Logística: La coordinación de logística es una de las áreas más sensibles, por que requiere ayudar a toda la organización del evento, antes, durante y luego del evento. Generar los materiales de información para las personas de logística que van a dar información al publico. Manejar los protocolos de ingreso y seguridad en cada uno de los espacios. Tener la información de los horarios de cada uno de los espacios. Se requiere manejar personas, tiempos y espacios.
- Seguridad: Una subárea de logística es la organización del protocolo de seguridad tanto para las personas como para los equipos que ingresen el día del evento. Para esto es necesario concertar con los encargados del espacio los mecanismos de ingreso, la información de las personas y equipos que ingresan y en general concertar el protocolo de seguridad del evento.
Patrocinio: La coordinación de patrocinio es la encargada de "vender" el FLISoL, conseguir los recursos materiales, de espacio, incluso de personas para la realización del mismo. Debe planear y realizar las reuniones con organizaciones y empresas patrocinadoras, negociar los patrocinios, escribir y firmar los acuerdos de patrocinio y velar por el cumplimiento de los mismos. Generar vínculos con otras organizaciones para conseguir recursos. Mirar el sitio de http://flisol.info/ColombiaBogota/2010/Organizacion/Patrocinio/, entre todos generar propuestas de patrocinadores y apoyo.
- Exposiciones: La coordinación de exposiciones se encarga del área de stands, debe tener la información del lugar, es responsable de la infraestructura del espacio, generar los mapas de flujo de personas que visitan la exposición, dar la información requerida antes, durante y después del evento a los expositores, informar el protocolo de ingreso de materiales, equipos y personas a los expositores y el protocolo de seguridad del día del evento. Debe recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los expositores que lo requieran.
- Publicidad comunicación y prensa: El área de publicidad está encargada de generar toda la propuesta de comunicación y publicidad del evento, no solo diseñar los afiches, volantes, brochures, tarjetas y demás material gráfico sobre el evento. Sino también generar todos los comunicados de prensa y difundirlos por los canales de comunicación del evento (listas de correo, listas de interés, redes sociales, blogs, etc). Además buscar y utilizar otros mecanismos de comunicación que permitan posicionar el evento (prensa, radio, TV). Hacer la convocatoria del afiche en enero y tener el afiche oficial por mas tardar finalizando febrero
- Libre Cultura: Es un deseo volver a tener un área encargada de realizar durante el evento una presentación de grupos culturales y artísticos que trabajen en el área de librecultura. Esta área se encarga de la organización de estas presentaciones, de organizar un horario de presentaciones, coordinar las necesidad es de infraestructura para las mismas, responder a las necesidades de los grupos que hagan las presentaciones, recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los expositores que lo requieran. Realizar una reunión con las personas que están en librecultura y hacer una propuesta para el evento.
- Coordinación general: La coordinación general se encarga de ver que todo se esté realizando como debe ser, de coordinar y supervisar las tareas de las demás áreas, asumir las tareas que estén pendientes de realización. Asumir las áreas que no tengan coordinación. Asistir a las reuniones que se requieran con los diferentes grupos, organizaciones, empresas y personas para la organización del evento. Revisar todo el material de publicidad del evento. Revisar la programación de todas las actividades. Revisar la información publicada en el wiki. Firmar los acuerdos de patrocinio. Tener la responsabilidad de los espacios, materiales y equipos entregados para la organización y realización del evento. Firmar los certificados que se requieran. Generar un reporte final consolidado del evento. Manejar las estadísticas del evento, etc, etc. Tener dos observadores-colaboradores, y así dejar un relevo generacional sobre el cargo. Hacer un informe después del evento sobre que queda en recursos tanto económicos como físicos (cd's, dvd's, entre otros)
- Comité de vinculación de terceros: Esta encargado de buscar tanto en la comunidad de SL como en otras comunidades, personas interesadas en ser parte del a organización del evento.
Espacio
El lugar se debe seleccionar y pedir con mucha anticipación, en muchos casos desde el año anterior. Algunos criterios de selección:
- Diferentes ambientes para desarrollar todas las actividades: instalación, conferencias, talleres, talleres infantiles, foros, exposición, etc.
- Facilidad de instalación de la red eléctrica
- Facilidad de instalación de los puntos de red
- Cercanía entre los diferentes espacios
- Facilidad de circulación de las personas
- Facilidad de acceso
- Parqueaderos
- Disponibilidad del espacio previa al evento para las instalaciones