Propuesta para Estimar el Costo de Realización del FLISoL 2008 Colombia

Esta es una propuesta que se presenta para discusión a través de la lista http://linuxpreview.org/mailman/listinfo/flisol-colombia_linuxpreview.org

Aplicación del Modelo de Costeo

Popayán (Colombia)

Costos del FLISoL 2008 Popayán:

• Hoja de calculo con tabla completa de costos y tabla resumen de costos: Costos_Flisol2008-Colombia-Popayan.ods

• Archivo PDF con tabla resumen de costos: Costos_Flisol2008-Colombia-Popayan.pdf

Propuesta de un Modelo de Costeo

Justificación

Una parte importante del trabajo de las comunidades que promueven y desarrollan software, contenidos y tecnologías libres es voluntario y sin retribución económica. Si bien en ocasiones se cuenta con apoyos o patrocinios económicos para soportar algunas actividades, infraestructura o gastos, lo cierto es que la suma de aportes que cada persona realiza en las comunidades es mucho mayor. Sin embargo, este importante trabajo generalmente no tiene un reconocimiento social explicito, y por el contrario si tiene difusión las donaciones multimillonarias que algunas empresas o personas realicen, aunque estas donaciones no corresponda con productos o materiales tangibles, como sucede con las donaciones de licencia de software.

Por esta razón surge la idea de estimar el costo de realización del FLISoL en cada ciudad en Colombia, para tener con ello un argumento más que permita posicionar este importante evento en los medios de comunicación, en las agendas políticas y en el imaginario social. De resultar esta iniciativa, en próximas versiones del FLISoL se podría extender a todos los países participantes.

Rubros a Contabilizar

En esta propuesta, los rubros son un conjunto costos que se reúnen porque tienen de acuerdo con algún criterio. Los rubros que se proponen a continuación, corresponde a las actividades más importantes importantes del FLISoL (las instalaciones, los stand y las charlas y a las actividades adicionales de preparación y de cierre por fuera del día de evento.

Rubro: Organización del Evento

Este rubro pretende contabilizar el costo del tiempo, los materiales y el uso de equipos que se requiere para organizar las actividades del FLISoL por fuera del día del evento. Se considera que debe estar subdividido en:

1. Personal. Para recoger la información de este rubro se requiere crear un registro registro (conjunto de datos) por cada uno de los participantes en la logística (actividades antes, durante y posteriores al evento). No se deben incluir las personas que participen exclusivamente en las charlas, instalaciones o stand, ya que para ellos hay registros independientes. Los datos que se deben recolectar por cada personas involucrada en las actividades de logística son:

   • Tipo de participación: Actividades de Gestión | Actividades de Soporte. Para cada persona se debe escoger sólo una de estas opciones. Actividades de Gestión es para aquellas personas que realizaron actividades críticas para la realización del evento (coordinación, gestión de lugares, publicidad, etc.); Actividades de Soporte es para aquellas personas que fueron colaborando en la medida que se iban requiriendo la realización de tareas puntuales (llevar cartas, sacar fotocopias, etc.). La necesidad de diferenciar estos dos roles, es para diferenciar el costo de cada actividad.
   • Tiempo de preparación: estimación del total de horas de trabajo utilizadas desde el principio (realización de primeras actividades del evento) hasta las actividades posteriores del evento (realización de informes, cartas de agradecimiento, etc.). Estas horas no deben incluir las actividades de charlas, instalaciones o stand realizadas durante el evento, ya que estas horas se deben contabilizar por aparte.
   • Tiempo de preparación utilizando computador: estimación del número de horas (de las estimadas en el tiempo de preparación) que paso frente a un computador. Este dato con el fin de calcular el costo de uso de equipos de computo e Internet.
   • Vinculación: indicar a nombre de que grupo, comunidad u organización, cada persona, realizar su labor de participación en las actividades de logística del FLISoL[1].

2. Papelería: corresponde a un registro por grupo, comunidad u organización, de tal forma que indique el gasto global estimado en implementos de oficina. Si el aporte de algunos de estos elementos tuvo un patrocinio en dinero, se debe explicitar el rubro y de quien fue la donación. Igualmente, si la papelería donada por una persona no la quiere asociar como donación de un grupo o comunidad, entonces debe indicar su nombre o seudónimo. En estos registros incluir la publicidad impresa.

Un dato que tal vez no es necesario para la estimación de los costos del evento, pero que puede ser de mucha utilidad para mirar el impacto social que genera, es el número de asistentes.

Nota 1: Los datos requeridos se pueden recoger después de realizado el evento, por quienes estuvieron al frente de las actividades de logística.

Nota 2: Si se quisiera ser más detallado en el calculo de este rubro, se podría cuantificar el uso de las instalaciones u oficinas destinadas para las actividades logísticas, o su equivalencia de trabajo en la casa. Pero para efectos de este primer ejercicio, creo que no debemos complicarnos con esto.

Rubro: Espacios y Equipos

Este rubro corresponde a la estimación de los costos relacionados con el uso de los espacios y los equipos utilizados el día del evento, tanto para las instalaciones, charlas como para los stand. Para ello se propone diferenciar:

1. Espacios: estimar el costo de alquiler de los auditorios y espacios en donde se realiza el evento. Las entidades publicas y privadas suelen tener el precio del alquiler de estos espacios. Para este registro se requiere indicar el costo del espacio por 10 horas (tiempo total aproximado para el evento) y la vinculación con la institución u organización que facilita el espacio o que da el patrocinio para el alquiler[1]. Se sugiere que esta información sea averiguada con tiempo.

2. Equipos: realizar un registro que contenga el número de computadores o video beams y quien los presta o quien da el patrocinio para alquilarlos. Lo ideal es que los equipos personales que se presten para el evento se relacionen a un grupo o comunidad a la que pertenezca la persona, ya que esto aparecerá como el aporte de la comunidad[1].

Rubro: Instalación de Distribuciones

En este rubro se pretende estimar el costo que tiene el trabajo voluntario de los Instaladores durante el desarrollo del evento y el costo estimado de las Licencias del software, si se estuviera instalando software con alto precio comercial. Para ello se requiere reunir la siguiente información: un registro por cada instalador indicando cuantos computadores instaló satisfactoriamente de cada distribución, y a que grupo o comunidad se encuentro vinculado[1]. Esta información tendría que recogerse durante el evento.

En esta propuesta se asume que sólo se realizará la instalación de distribuciones en computadores de escritorio o portatiles, para el uso cotidiano de una persona.

Rubro: Conferencias

Este rubro es para indicar la siguiente información por cada uno de los Conferencistas: a que grupo, comunidad o institución representa cada conferencista[1], cuanto costo su desplazamiento si vino desde otra ciudad y quien financio su desplazamiento. No se piden datos de los equipos, porque ya se deben haber considerado en el rubro de Espacios y Equipos. Esta información tendría que recogerse durante las gestiones de confirmación de los conferencistas.

Rubro: Stand

En este rubro se debe indicar la siguiente información por cada uno de los Stand del evento: número de estands, tiempo de presentación, a que grupo, comunidad o institución representa[1]. No se piden datos de los equipos, porque ya se deben haber considerado en el rubro de Espacios y Equipos. Esta información se puede recoger durante el evento.

Regalos a los Asistentes

Para calcular este rubro se debe generar un registro por cada una de los objetos Regalados a los asistentes, indicando que tipo de regalo es (Volantes, Afiches, Cds) y el grupo, comunidad o empresa que realizó la donación[1]. Para el caso de los Cds, seria conveniente además realizar una estimación del costo de las licencias, si se remplazará el software y los documentos por los productos que tienen un valor en el mercado. Esta información se tendría que recoger en el momento en que se reciban o gestiones los objetos que serán regalados.

Procesamiento de Datos

Para la recolección de estos datos, se podría realizar una plantilla en una hoja de calculo (ods por ejemplo) para que los organizadores de cada ciudad llenen la información. Después de esto se podría definir como entregarla, si enviandola a una cuenta de correo en particular o si se cuelga en una página del wiki del FLISoL.

Después de contar con los datos de cada ciudad, se procedería a realizar un consolidado se esta información, cruzar los datos, totalizar resultados y generar algunos cuadros y gráficas de resumen. Luego se publicaría un primer borrador para que la comunidad lo revise y reporte errores, observaciones y comentarios. Después de esto se sacaría un informé de este prosamiento.

Con el insumo anterior, cada persona interesada podría realizar notas o informes más amplios o específicos para enviar a las instituciones que apoyaron el evento en cada una de las ciudades y a lo medios de comunicación, mostrando de esta forma un estimativo del costo de realizar un evento de esta envergadura, y los aportes de las diferentes organizaciones.

Notas

[1] La Vinculación, es un dato muy importante porque el grupo, comunidad u organización que se indica, sera a quien se asocie la estimación del costo del trabajo voluntario realizado por cada persona, y que por tanto aparecerá como financiador. Por esta razón se sugiere indicar la vinculación con los grupos o comunidades que promueven software, contenidos o tecnologías libres, para que sean ellos los que aparezcan como los grandes contribuyentes del FLISoL. Sin embargo, si una persona decide no asociar su trabajo a nadie, pues simplemente debe colocar su nombre o un seudónimo, pero también se puede hacer la asociación a empresa u otro tipo de organizaciones si si estas están facilitando el tiempo para que participen de la organización del evento, o si simplemente, así lo desean.