Este es un ejemplo de un plan de acción, basado en el plan de ASLE en el FLISOL 2007 en Ecuador.
Imagen corporativa de ASLE
- Definir logo de ASLE que será incluido en promoción y difusión
- Elaborar banner con nombre del evento (no poner año para usar varias veces)
- Elaborar banner(s) con nombre y logo de la ASLE para promoción institucional
- Elaborar material promocional del evento adicional al afiche, puede ser un volante con información del evento y las charlas
- Recopilar la mayor cantidad de material audiovisual sobre software libre (videos, entrevistas, cuñas)
- Difundir constantemente todo el material audiovisual disponible de manera coordinada (planificación de exposición)
- De ser posible elaborar cuñas de radio para promoción de software libre y difundir durante el evento.
- De contar con presupuesto utilizar algún tipo de vestimenta que permita identificar a los coordinadores y/o organizadores (pueden ser camisetas, escarapelas, credenciales, etc.)
Marketing y ventas del evento
- Elaborar documento base para venta de auspicios con paquetes ofertados para cada subsede
- Elaborar lista de posibles auspiciantes por subsede y a nivel nacional
- Gestionar auspicios para el evento a nivel nacional y en cada subsede
- Elaborar un documento de acuerdo / convenio / contrato para el auspicio logrado firmado por el / la gestor/a del auspicio. (Utilizar un mismo modelo para todos los convenios tanto a nivel nacional como subsedes).
- Registrar todos los auspicios y canjes logrados como archivos de respaldo a nivel nacional y subsedes
- Brindar información del evento, beneficios de los auspicios a todos los auspiciantes de manera directa (marketing directo) y a través de enlace a la página web del evento.
Plan]
- Coordinar reuniones de planificación con sede del evento
- Definir requerimientos específicos para día del evento y responsables tanto de la sede como de la coordinación.
Promoción del evento
- Definir características gráficas y técnicas de los logos de los auspiciantes (utilizar un solo tamaño para los logos para no generar conflictos).
- Incluir logos de auspiciantes en afiche del evento (definir fecha tope)
- Crear afiches para utilizarse a nivel nacional que deberían estar listos 1 mes antes del FLISOL (definir fecha)
Se puede utilizar como base el [http://www.installfest.info/FLISOL2006/Ayudar/Publicidad#head-c87d34e7bb22f6966dbd935312332b9c2002ce90-2]
- Impresión de afiches del evento.
- Distribución de afiches del evento a nivel nacional a través de coordinadores de cada subsede.
- Elaborar lista de invitados para el evento.
- Diseñar invitación para invitados para el evento (Gobierno, medios de comunicación, representantes de instituciones, etc.)
- Invitar a directivos de instituciones educativas (colegios y universidades)
- Realizar visitas a directivos de instituciones académicas y Colegios (de Sistemas, de Ingenieros, etc.)
- Realizar seguimiento a invitados.
- Gestionar auspicios y/o canjes para publicidad del evento en medios de comunicación a nivel nacional y en subsedes.
- Gestionar entrevistas y promoción en medios de comunicación locales, provinciales y regionales tanto para las subsedes como a nivel nacional.
Difusión del evento
- Distribuir afiches del evento a nivel nacional
- Elaborar en el wiki documento que resume qué es el FLISOL y que será utilizado para promoción en medios.
- Elaborar boletín de prensa del evento
- Definir personas que asisten a entrevistas y promoción en medios de comunicación
- Realizar seguimiento de promoción en medios (conformar equipo de recopilación)
Para el día del evento
- Definir persona responsable de tomar fotografías
- Definir persona responsable de filmar el evento y realizar entrevistas a los coordinadores y asistentes
Charlas y conferencistas para el día del evento
- Elaborar listado de conferencias
- Elaborar listado de conferencistas
- Elaborar cartas de invitación a panelistas
- Confirmar panelistas para el día del evento
- Elaborar cronograma de participación de panelistas
- Definir horarios de participación de panelistas
- Imprimir el listado de charlas y panelistas y difundir el día del evento
Coordinación logística requerida
- Crear CD de aplicaciones de Software Libre para Windows y sacar copias para distribuir a nivel nacional.
- Listado de charlas del evento.
- Definir aspectos técnicos requeridos (computadoras, cables, conexión, acceso a internet, etc,)
Para el día del evento
- Conformar comisiones para distintas áreas (logística, promoción, relaciones públicas, alimentación, coordinación de charlas y expositores, etc.)
- Definir una persona de llevar el material corporativo ASLE (banners, camisetas, material promocional)
- Definir una persona para coordinar la ubicación de afiches.
- Definir personas para realizar fofografías del evento.
- Definir personas para grabar el evento.
- Definir ubicación para presentación del evento, panelistas, charlas, auspiciantes, instalaciones.
- Definir espacio de descanso para coordinación, instalaciones, panelistas y asupiciantes.
- Coordinar limpieza de baños durante todo el día.
- Definir turnos de colaboración y relevos para coordinación, istalaciones, etc.
Plan elaborado por Lcda. Paola Miño Quintero. Se lo puede ver en: http://www.asle.ec/wiki/doku.php/flisol_2007:ecuador