Plan de Accion bajo el FLISOL

Este es un ejemplo de un plan de acción, basado en el plan de ASLE en el FLISOL 2007 en Ecuador.

Imagen corporativa de ASLE

Definir logo de ASLE que será incluido en promoción y difusión
Elaborar banner con nombre del evento (no poner año para usar varias veces)
Elaborar banner(s) con nombre y logo de la ASLE para promoción institucional
Elaborar material promocional del evento adicional al afiche, puede ser un volante con información del evento y las charlas
Recopilar la mayor cantidad de material audiovisual sobre software libre (videos, entrevistas, cuñas)
Difundir constantemente todo el material audiovisual disponible de manera coordinada (planificación de exposición)
De ser posible elaborar cuñas de radio para promoción de software libre y difundir durante el evento.
De contar con presupuesto utilizar algún tipo de vestimenta que permita identificar a los coordinadores y/o organizadores (pueden ser camisetas, escarapelas, credenciales, etc.)

Elaborar documento base para venta de auspicios con paquetes ofertados para cada subsede
Elaborar lista de posibles auspiciantes por subsede y a nivel nacional
Gestionar auspicios para el evento a nivel nacional y en cada subsede
Elaborar un documento de acuerdo / convenio / contrato para el auspicio logrado firmado por el / la gestor/a del auspicio. (Utilizar un mismo modelo para todos los convenios tanto a nivel nacional como subsedes).
Registrar todos los auspicios y canjes logrados como archivos de respaldo a nivel nacional y subsedes
Brindar información del evento, beneficios de los auspicios a todos los auspiciantes de manera directa (marketing directo) y a través de enlace a la página web del evento.
- Plan]
Coordinar reuniones de planificación con sede del evento
Definir requerimientos específicos para día del evento y responsables tanto de la sede como de la coordinación.

Definir características gráficas y técnicas de los logos de los auspiciantes (utilizar un solo tamaño para los logos para no generar conflictos).
Incluir logos de auspiciantes en afiche del evento (definir fecha tope)
Crear afiches para utilizarse a nivel nacional que deberían estar listos 1 mes antes del FLISOL (definir fecha)
- Se puede utilizar como base el [http://www.installfest.info/FLISOL2006/Ayudar/Publicidad#head-c87d34e7bb22f6966dbd935312332b9c2002ce90-2]
Impresión de afiches del evento.
Distribución de afiches del evento a nivel nacional a través de coordinadores de cada subsede.
Elaborar lista de invitados para el evento.
Diseñar invitación para invitados para el evento (Gobierno, medios de comunicación, representantes de instituciones, etc.)
Invitar a directivos de instituciones educativas (colegios y universidades)
Realizar visitas a directivos de instituciones académicas y Colegios (de Sistemas, de Ingenieros, etc.)
Realizar seguimiento a invitados.
Gestionar auspicios y/o canjes para publicidad del evento en medios de comunicación a nivel nacional y en subsedes.
Gestionar entrevistas y promoción en medios de comunicación locales, provinciales y regionales tanto para las subsedes como a nivel nacional.

Distribuir afiches del evento a nivel nacional
Elaborar en el wiki documento que resume qué es el FLISOL y que será utilizado para promoción en medios.
Elaborar boletín de prensa del evento
Definir personas que asisten a entrevistas y promoción en medios de comunicación
Realizar seguimiento de promoción en medios (conformar equipo de recopilación)

Definir persona responsable de tomar fotografías
Definir persona responsable de filmar el evento y realizar entrevistas a los coordinadores y asistentes

Crear CD de aplicaciones de Software Libre para Windows y sacar copias para distribuir a nivel nacional.
Listado de charlas del evento.
Definir aspectos técnicos requeridos (computadoras, cables, conexión, acceso a internet, etc,)

Conformar comisiones para distintas áreas (logística, promoción, relaciones públicas, alimentación, coordinación de charlas y expositores, etc.)
Definir una persona de llevar el material corporativo ASLE (banners, camisetas, material promocional)
Definir una persona para coordinar la ubicación de afiches.
Definir personas para realizar fofografías del evento.
Definir personas para grabar el evento.
Definir ubicación para presentación del evento, panelistas, charlas, auspiciantes, instalaciones.
Definir espacio de descanso para coordinación, instalaciones, panelistas y asupiciantes.
Coordinar limpieza de baños durante todo el día.
Definir turnos de colaboración y relevos para coordinación, istalaciones, etc.

Plan elaborado por Lcda. Paola Miño Quintero. Se lo puede ver en: http://www.asle.ec/wiki/doku.php/flisol_2007:ecuador