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FLISOL2009/PlanDeAccion

Plan de Accion bajo el FLISOL

Este es un ejemplo de un plan de acción, basado en el plan de ASLE en el FLISOL 2007 en Ecuador.

Imagen corporativa de ASLE

  • Definir logo de ASLE que será incluido en promoción y difusión
  • Elaborar banner con nombre del evento (no poner año para usar varias veces)
  • Elaborar banner(s) con nombre y logo de la ASLE para promoción institucional
  • Elaborar material promocional del evento adicional al afiche, puede ser un volante con información del evento y las charlas
  • Recopilar la mayor cantidad de material audiovisual sobre software libre (videos, entrevistas, cuñas)
  • Difundir constantemente todo el material audiovisual disponible de manera coordinada (planificación de exposición)
  • De ser posible elaborar cuñas de radio para promoción de software libre y difundir durante el evento.
  • De contar con presupuesto utilizar algún tipo de vestimenta que permita identificar a los coordinadores y/o organizadores (pueden ser camisetas, escarapelas, credenciales, etc.)

Marketing y ventas del evento

  • Elaborar documento base para venta de auspicios con paquetes ofertados para cada subsede
  • Elaborar lista de posibles auspiciantes por subsede y a nivel nacional
  • Gestionar auspicios para el evento a nivel nacional y en cada subsede
  • Elaborar un documento de acuerdo / convenio / contrato para el auspicio logrado firmado por el / la gestor/a del auspicio. (Utilizar un mismo modelo para todos los convenios tanto a nivel nacional como subsedes).
  • Registrar todos los auspicios y canjes logrados como archivos de respaldo a nivel nacional y subsedes
  • Brindar información del evento, beneficios de los auspicios a todos los auspiciantes de manera directa (marketing directo) y a través de enlace a la página web del evento.
  • Coordinar reuniones de planificación con sede del evento
  • Definir requerimientos específicos para día del evento y responsables tanto de la sede como de la coordinación.

Promoción del evento

  • Definir características gráficas y técnicas de los logos de los auspiciantes (utilizar un solo tamaño para los logos para no generar conflictos).
  • Incluir logos de auspiciantes en afiche del evento (definir fecha tope)
  • Crear afiches para utilizarse a nivel nacional que deberían estar listos 1 mes antes del FLISOL (definir fecha)
  • Impresión de afiches del evento.
  • Distribución de afiches del evento a nivel nacional a través de coordinadores de cada subsede.
  • Elaborar lista de invitados para el evento.
  • Diseñar invitación para invitados para el evento (Gobierno, medios de comunicación, representantes de instituciones, etc.)
  • Invitar a directivos de instituciones educativas (colegios y universidades)
  • Realizar visitas a directivos de instituciones académicas y Colegios (de Sistemas, de Ingenieros, etc.)
  • Realizar seguimiento a invitados.
  • Gestionar auspicios y/o canjes para publicidad del evento en medios de comunicación a nivel nacional y en subsedes.
  • Gestionar entrevistas y promoción en medios de comunicación locales, provinciales y regionales tanto para las subsedes como a nivel nacional.

Difusión del evento

  • Distribuir afiches del evento a nivel nacional
  • Elaborar en el wiki documento que resume qué es el FLISOL y que será utilizado para promoción en medios.
  • Elaborar boletín de prensa del evento
  • Definir personas que asisten a entrevistas y promoción en medios de comunicación
  • Realizar seguimiento de promoción en medios (conformar equipo de recopilación)

Para el día del evento

  • Definir persona responsable de tomar fotografías
  • Definir persona responsable de filmar el evento y realizar entrevistas a los coordinadores y asistentes

Charlas y conferencistas para el día del evento

  • Elaborar listado de conferencias
  • Elaborar listado de conferencistas
  • Elaborar cartas de invitación a panelistas
  • Confirmar panelistas para el día del evento
  • Elaborar cronograma de participación de panelistas
  • Definir horarios de participación de panelistas
  • Imprimir el listado de charlas y panelistas y difundir el día del evento

Coordinación logística requerida

  • Crear CD de aplicaciones de Software Libre para Windows y sacar copias para distribuir a nivel nacional.
  • Listado de charlas del evento.
  • Definir aspectos técnicos requeridos (computadoras, cables, conexión, acceso a internet, etc,)

Para el día del evento

  • Conformar comisiones para distintas áreas (logística, promoción, relaciones públicas, alimentación, coordinación de charlas y expositores, etc.)
  • Definir una persona de llevar el material corporativo ASLE (banners, camisetas, material promocional)
  • Definir una persona para coordinar la ubicación de afiches.
  • Definir personas para realizar fofografías del evento.
  • Definir personas para grabar el evento.
  • Definir ubicación para presentación del evento, panelistas, charlas, auspiciantes, instalaciones.
  • Definir espacio de descanso para coordinación, instalaciones, panelistas y asupiciantes.
  • Coordinar limpieza de baños durante todo el día.
  • Definir turnos de colaboración y relevos para coordinación, istalaciones, etc.

Plan elaborado por Lcda. Paola Miño Quintero. Se lo puede ver en: http://www.asle.ec/wiki/doku.php/flisol_2007:ecuador