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ColombiaBogota/2010/Organizacion/Convocatorias

Durante la reunión del sábado 19 de diciembre de 2009 se decidió enviar un correo haciendo un llamado para las personas que quieran comprometerse con la organización de alguna de las áreas del FLISoL -Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre-. A continuación una pequeña introducción sobre las labores de cada área, que no es exhaustiva ni definitiva, para que los interesados en participar se comprometan teniendo una idea de algunas de las actividades que deberán realizar.

Instalación: el área de instalación es el alma del FLISoL, además de instaladores se necesita un coordinador de área que sea capaz de organizar a los instaladores, que pueda resolver los problemas que se presenten con la infraestructura, que organice los tiempos de trabajo, que sepa manejar a las personas, etc. Que haya participado en anteriores ediciones del FLISoL para que tenga conocimiento de como funciona el evento y lo que exige. Organizar previo al evento jornadas de trabajo con los instaladores, de información, planificación, capacitación, incluso desarrollo de herramientas, instalar el servidor, flysis, todo esto con un buen tiempo de anterioridad. Además debe realizar reportes de instalación y generales (maquinas que entran, salen, etc).

Talleres: la coordinación del área de talleres, para este año se propuso tres tipos de actividades, la primera los talleres informáticos, para lo cual se necesita realizar la convocatoria para talleristas, mirar las necesidades de infraestructura, conseguir y muchas veces adecuar los espacios para los talleres, organizar el horario de talleres, realizar la preinscripción de asistentes, llevar control el día de la asistencia, manejar a las personas (talleristas y asistentes), entregar reporte final de asistencia, entregar certificado a los talleristas si se requiere, etc. La segunda organizar el área de los talleres infantiles donde los niños tengan un acercamiento al software libre, sus valores y su filosofía a través de actividades didácticas dirigidas. Aquí de nuevo es importante poder manejar al público, conseguir y adecuar los espacios, buscar personas idóneas para trabajar con niños, organizar los horarios de las actividades y llevar controles de asistencia a los mismos. La ultima actividad es para personas mayores teniendo como guia el proyecto de alfabetización digital intergeneracional "Abuelos y nietos", que es una iniciativa de la Unión Europea (para más información pueden mirar http://www.ur1.ca/j0ni). Generar en votación abierta la selección de los talleres. Entregar reportes finales, entregar certificados a los talleristas que lo requieran, etc.

Conferencias: La coordinación de conferencias se encarga de generar la convocatoria para conferencistas, hacer la selección de los mismos que para este año se busca mejorar los contenidos de las charlas y para esto en la convocatoria pedir aparte del contenido de la charla, datos del conferencista (hoja de vida) e incluso realizar una entrevista si es necesario, generar en votación abierta la selección de las conferencias, organizar el horario, presentar a cada uno de los conferencistas y atenderlos antes y durante el evento, recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los conferencistas que lo requieran.

Logística: La coordinación de logística es una de las áreas más sensibles, por que requiere ayudar a toda la organización del evento, antes, durante y luego del evento. Generar los materiales de información para las personas de logística que van a dar información al publico. Manejar los protocolos de ingreso y seguridad en cada uno de los espacios. Tener la información de los horarios de cada uno de los espacios. Se requiere manejar personas, tiempos y espacios. Seguridad: Una subárea de logística es la organización del protocolo de seguridad tanto para las personas como para los equipos que ingresen el día del evento. Para esto es necesario concertar con los encargados del espacio los mecanismos de ingreso, la información de las personas y equipos que ingresan y en general concertar el protocolo de seguridad del evento. En el área de logistica la dificultad que se ha presentado es conseguir el recurso humano, por este motivo se debe buscar incentivos no solo para tener el personal adecuado sino para que lleguen puntual el día del evento, ya que la vulnerabilidad de seguridad más fuerte se tiene a las primeras horas del evento porque no esta todo el recurso de logística. Como propuesta se puede buscar el recurso en casas de cultura, grupos y comunidades de SL, entre otros; negociando el apoyo logístico con instalaciones y demás.

Patrocinio: La coordinación de patrocinio es la encargada de "vender" el FLISoL, conseguir los recursos materiales, de espacio, incluso de personas para la realización del mismo. Debe planear y realizar las reuniones con organizaciones y empresas patrocinadoras, negociar los patrocinios, escribir y firmar los acuerdos de patrocinio y velar por el cumplimiento de los mismos. Generar vínculos con otras organizaciones para conseguir recursos. Mirar el sitio de http://flisol.info/ColombiaBogota/2010/Organizacion/Patrocinio/, entre todos generar propuestas de patrocinadores y apoyo.

Tesorero: Esta coordinación es una propuesta que se dio en la reunión, la funcionalidad de este es administrar los recursos en dinero que tiene el FLISoL (este dinero se dio en el transcurso del año en ventas en diferentes espacios de la comunidad)

Exposiciones: La coordinación de exposiciones se encarga del área de stands, debe tener la información del lugar, es responsable de la infraestructura del espacio, generar los mapas de flujo de personas que visitan la exposición, dar la información requerida antes, durante y después del evento a los expositores, informar el protocolo de ingreso de materiales, equipos y personas a los expositores y el protocolo de seguridad del día del evento. Debe recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los expositores que lo requieran.

Publicidad comunicación y prensa: El área de publicidad está encargada de generar toda la propuesta de comunicación y publicidad del evento, no solo diseñar los afiches, volantes, brochures, tarjetas y demás material gráfico sobre el evento. Sino también generar todos los comunicados de prensa y difundirlos por los canales de comunicación del evento (listas de correo, listas de interés, redes sociales, blogs, etc). Además buscar y utilizar otros mecanismos de comunicación que permitan posicionar el evento (prensa, radio, TV). Hacer la convocatoria del afiche en enero y tener el afiche oficial por mas tardar finalizando febrero

Libre Cultura: Es un deseo volver a tener un área encargada de realizar durante el evento una presentación de grupos culturales y artísticos que trabajen en el área de librecultura. Esta área se encarga de la organización de estas presentaciones, de organizar un horario de presentaciones, coordinar las necesidad es de infraestructura para las mismas, responder a las necesidades de los grupos que hagan las presentaciones, recolectar la información de asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los expositores que lo requieran. Realizar una reunión con las personas que están en librecultura y hacer una propuesta para el evento.

Coordinación general: La coordinación general se encarga de ver que todo se esté realizando como debe ser, de coordinar y supervisar las tareas de las demás áreas, asumir las tareas que estén pendientes de realización. Asumir las áreas que no tengan coordinación. Asistir a las reuniones que se requieran con los diferentes grupos, organizaciones, empresas y personas para la organización del evento. Revisar todo el material de publicidad del evento. Revisar la programación de todas las actividades. Revisar la información publicada en el wiki. Firmar los acuerdos de patrocinio. Tener la responsabilidad de los espacios, materiales y equipos entregados para la organización y realización del evento. Firmar los certificados que se requieran. Generar un reporte final consolidado del evento. Manejar las estadísticas del evento, etc, etc. Tener dos observadores-colaboradores, y así dejar un relevo generacional sobre el cargo. Hacer un informe después del evento sobre que queda en recursos tanto económicos como físicos (cd's, dvd's, entre otros)

Comité de vinculación de terceros: Esta encargado de buscar tanto en la comunidad de SL como en otras comunidades, personas interesadas en ser parte del a organización del evento.

En las áreas mencionadas anteriormente, algunas personas ya se han ofrecido a ayudar en algunas labores, pero se necesitan mas personas en los comités. La idea es que las personas interesadas en participar activamente en la organización y que quieran y puedan comprometerse, que tengan el tiempo y la disponibilidad para asumir una de estas responsabilidades para el evento manifiesten su interés y asistan a la próxima reunión de coordinación que se realizará el próximo sábado 16 de enero en HackBo (El cual esta temporalmente ubicado en tecnoparque, Cll 54 N° 10 - 39 primer piso auditorio Diamante), a las 2pm.

Inscripciones

Áreas

Postulados

Instalación

Jeffrey Steve Borbón, Tatiana Luque

Talleres

Conferencias

Logística

Patrocinio

María del Pilar Sáen, Mayckol Morales, Yaser Meshir

Tesorero

Exposiciones

Publicidad comunicación y prensa

Libre Cultura

Coordinación general

Diana Milena Posada

Comité de vinculación de terceros